Datenschutzerklärung

Vertreten durch: Catalin Waack (Managing Member)
E-Mail: [email protected]

HalloMira ist ein Screening-Dienst für Recruiting-Teams. Auf öffentlichen Jobseiten können Interessierte einen Rückruf buchen. Der Voice-Agent Mira führt ein telefonisches Screening-Gespräch, das aufgezeichnet und transkribiert wird. Daraus entstehen ein Bewerberprotokoll und optional ein KI-Score. Ergebnisse werden im Dashboard bereitgestellt und können an Slack sowie per E-Mail (Zusage/Absage, Login-Codes) weitergegeben werden.

• Buchungsdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewählte Rolle, Termin bzw. „Jetzt anrufen“, Einwilligung zur Aufzeichnung.
• Gesprächsdaten: Anrufmetadaten (Zeit, Dauer, Status), Audioaufnahme, Transkript, strukturierte Antworten, Zusammenfassung, optionaler Score und Empfehlung.
• Admin-Zugang: E-Mail-Adresse für den OTP-Login sowie die Session (Cookie).
• Technische Daten: übliche Server- und Verbindungsprotokolle der Hosting-Umgebung (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel), soweit für Betrieb und Sicherheit erforderlich.

• Screening-Anruf, Aufzeichnung und Protokoll: Einwilligung über die Buchungs-Checkbox (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Bewerbungsprozess auf Initiative der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), soweit einschlägig.
• Bereitstellung des Dashboards und OTP-Login für freigeschaltete Nutzerinnen und Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an sicherem Zugang).
• Entscheidungs-E-Mails und interne Benachrichtigungen im Rahmen des Recruiting-Workflows (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).
• Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung der Website und der Infrastruktur (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z. B. per E-Mail an die oben genannte Adresse). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir folgende Anbieter ein (je nach Konfiguration und Einsatz):

• Railway (Hosting der Anwendung und persistenter Datenspeicher auf einem Volume in der Region EU West).
• Vapi (Orchestrierung der Voice-Agent-Anrufe, Aufnahme, Transkription und strukturierte Auswertung).
• Twilio (Telefonie / Rufnummern über die von Vapi genutzte Anbindung).
• OpenAI (Sprachmodell u. a. für Scoring und Auswertung über Vapi).
• Deepgram (Spracherkennung / Transkription, soweit über Vapi konfiguriert).
• Cloudflare Email Sending (Versand von OTP-Login- und Entscheidungs-E-Mails, Absender u. a. [email protected]).
• Slack (optionale Benachrichtigung und Teilen von Protokoll-Zusammenfassungen in den vom Kunden hinterlegten Workspace/Channel).

Mit diesen Anbietern bestehen, soweit erforderlich, vertragliche Regelungen zur Auftragsverarbeitung. Einzelne Dienste können Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

Mehrere der genannten Anbieter haben Sitz oder Verarbeitungsorte in den USA oder anderen Drittländern. Soweit personenbezogene Daten dorthin übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) und/oder, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, dem EU-US Data Privacy Framework. Details entnehmen Sie bitte den Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter.

Buchungs-, Gesprächs- und Protokolldaten werden gespeichert, solange sie für den Bewerbungs- bzw. Screening-Zweck und die Nachvollziehbarkeit im Dashboard benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Admin-Sessions enden mit Ablauf des Session-Cookies bzw. mit dem Logout. OTP-Codes werden nur kurzzeitig für die Anmeldung vorgehalten. Daten können über die Verwaltungsfunktionen gelöscht oder auf Anfrage gelöscht werden, soweit keine entgegenstehenden Pflichten bestehen.

Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Jobseiten, Login, rechtliche Seiten) setzen wir keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein.

Für den Admin-Bereich verwenden wir ein technisch erforderliches Session-Cookie (hallomira_session): httpOnly, SameSite=Lax, in Produktion Secure. Es speichert die angemeldete Sitzung nach erfolgreicher OTP-Prüfung und ist für den Login unerlässlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. b DSGVO).

Der optionale KI-Score ist eine Entscheidungshilfe für das Recruiting-Team. Einstellungs- oder Absageentscheidungen trifft der Mensch. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet.

Sie haben nach der DSGVO insbesondere das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an [email protected].

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. In Deutschland sind dies die Landesdatenschutzbeauftragten der Bundesländer.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Prozessoren oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie stets unter dieser URL.